(SuaraIndonesia.net)–Pelaksana Tugas Kepala Lembaga Administrasi Negara Dr.Muhammad Taufiq, DEA mengapresiasi inovasi yang dilakukan oleh saudara M. Fahrurozi R.N. (Kepala Bagian Umum dan Layanan Pengadaan) dan Abiseka Anoraga (Kepala Sub Bagian Rumah Tangga) melalui Inovasi Transformasi Layanan Digital untuk Peningkatan Layanan Cepat, Tepat dan Terintegrasi sebagai inovasi dengan memanfaatkan digitalisasi untuk memudahkan cara dan pola kerja kekinian dengan berbasis digital.
Mereka berperan aktif dalam menginisiasi perubahan ini, membawa ide-ide baru dan strategi implementasi yang berdampak positif pada peningkatan kualitas layanan di LAN. Inovasi ini juga dihadirkan untuk menghadapi tantangan era digital yang semakin kompleks, sehingga dibutuhkan tuntutan untuk meningkatkan kualitas layanan guna memenuhi kebutuhan masyarakat / stakeholder yang semakin dinamis.
Melalui berbagai pembaruan layanan dan pemanfaatan teknologi terkini, LAN berkomitmen untuk mendukung transformasi digital di berbagai sektor baik yang bermanfaat untuk lingkungan internal maupun eksternal.
“Inovasi ini sangat penting bagi Lembaga Administrasi Negara untuk menciptakan Smart Office, di mana digitalisasi akan membantu efisiensi proses kerja dan memperkuat kapasitas dari para SDM untuk kerja lebih produktif,” ujar M. Taufiq.
Dalam rangka menghadirkan layanan publik yang lebih modern dan responsif, Lembaga Administrasi Negara (LAN) melalui Pusat Pelatihan Kepemimpinan Nasional dan Manajerial ASN (Puspimnas MASN) yang terletak di ASN Corpu LAN Pejompongan, menyelenggarakan Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) dan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) pada tahun 2024.
Program ini berhasil memicu berbagai inisiatif perubahan, terutama di Bagian Umum dan Layanan Pengadaan, Biro SDM dan Umum, Sekretariat Utama LAN, di mana pendekatan Cara Kerja SMARTER dan program Peningkatan Layanan melalui Transformasi Digital (PELITA) mulai diterapkan.
Inisiatif ini juga merupakan bagian dari upaya untuk memenuhi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) serta mempersiapkan fleksibilitas kerja Fleksika yang adaptif terhadap tantangan VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity). Upaya Lembaga Administrasi Negara dalam meningkatkan pelayanan publik didasari oleh tuntutan stakeholder akan pelayanan yang lebih efektif, efisien, dan transparan.
Terlebih di tengah dinamika global yang cepat berubah, organisasi, termasuk instansi pemerintahan, kini dihadapkan pada kondisi yang sering disebut sebagai dunia VUCA—Volatility (volatilitas), Uncertainty (ketidakpastian), Complexity (kompleksitas), dan Ambiguity (ambiguitas).
Istilah VUCA di era industri 4.0 tetap berlaku pada era society 5.0. Kondisi VUCA menciptakan lingkungan kerja yang menantang, di mana organisasi dituntut untuk beradaptasi secara cepat, mengelola kompleksitas dengan lebih baik, dan membuat keputusan yang tepat meskipun dalam situasi yang tidak pasti dan ambigu.
Tantangan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang merupakan aktor dalam menciptakan pola kerja dalam menjawab tantangan VUCA tentu tidak mudah. ASN harus mempunyai kompetensi yang mumpuni agar dapat merespon perubahan yang terjadi di era ini. Tantangan seperti birokrasi yang berbelit-belit, kurangnya sumber daya manusia yang kompeten, dan keterbatasan anggaran masih menjadi kendala dalam pencapaian tujuan tersebut.
Oleh karena itu, diperlukan pendekatan yang komprehensif dan berkelanjutan untuk memastikan bahwa reformasi pelayanan publik dapat berjalan efektif dan membawa manfaat nyata bagi masyarakat. Pemanfaatan teknologi dalam pelayanan publik di pemerintahan telah menjadi salah satu strategi utama dalam upaya meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas.
Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memungkinkan pemerintah untuk menyediakan layanan yang lebih cepat, mudah diakses, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Implementasi e-government, seperti portal layanan online, aplikasi mobile, dan sistem manajemen berbasis digital, telah membantu mengurangi birokrasi yang berbelit-belit dan mempercepat proses administrasi.
Dalam mengantisipasi tantangan perubahan tersebut, Bagian Umum dan Layanan Pengadaan serta Sub Bagian Rumah Tangga LAN Jakarta perlu secara berkesinambungan melakukan pengembangan proses bisnis dan tetap melakukan inovasi untuk dapat adaptif serta terus berkinerja optimal. Hal ini juga untuk menyelaraskan tantangan di era VUCA yang terus berkembang, di sisi lain juga dalam menerapkan konsep Fleksika serta Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang berlaku di Lembaga Administrasi Negara.
Cara Kerja SMARTER untuk Layanan yang Lebih Efektif dan EfisienSebagai unit yang bertanggung jawab dalam penyediaan layanan internal LAN, Bagian Umum dan Layanan Pengadaan kini mengadopsi cara kerja SMARTER. Pendekatan ini menitikberatkan pada layanan yang Sistematis, Modern, Andal, Responsif, Efektif, dan Real-Time.
Dengan cara ini, proses pelayanan menjadi lebih sederhana, terintegrasi, dan lebih cepat dalam merespons kebutuhan pengguna, sekaligus menjawab tuntutan SPBE yang memerlukan sistem pelayanan berbasis elektronik yang efisien dan akuntabel.
Beberapa fokus utama dari implementasi cara kerja SMARTER ini meliputi: Optimalisasi Prosedur dan SOP – Merampingkan proses agar lebih cepat, dengan mengurangi hambatan birokrasi yang sering kali memperlambat layanan; Penguatan Sistem Informasi dan Komunikasi – Membangun sistem yang lebih terintegrasi, sehingga pengambilan keputusan bisa dilakukan dengan data yang selalu terbaru dan akurat; Pemanfaatan Data Secara Real-Time – Menyediakan data yang bisa diakses secara langsung untuk mendukung respons operasional yang lebih cepat terhadap kebutuhan pengguna;Kolaborasi Antar-Unit – Mendorong sinergi antara berbagai unit di LAN, sehingga koordinasi menjadi lebih baik dan pelaksanaan tugas berjalan lebih efektif.Implementasi cara kerja SMARTER ini telah menunjukkan hasil nyata, yaitu peningkatan kepuasan pengguna layanan dan peningkatan efisiensi dalam operasional sehari-hari, yang secara langsung berkontribusi pada pemenuhan SPBE di lingkungan LAN.
Transformasi Digital melalui Pelita: Layanan yang Terintegrasi dan Modern
Melalui inisiatif Pelita, transformasi digital mulai diterapkan di Bagian Umum dan Layanan Pengadaan sebagai bagian dari upaya menuju layanan yang lebih modern dan transparan. Pemanfaatan teknologi digital memungkinkan pengguna untuk mengakses layanan dengan lebih mudah, sekaligus meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam setiap proses.
Beberapa langkah implementasi Pelita mencakup: Digitalisasi Administrasi Layanan – Mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, sehingga proses pelayanan bisa berjalan lebih cepat; Pengembangan Aplikasi Layanan Terintegrasi – Memungkinkan layanan seperti pemesanan ruang, pengelolaan aset, dan layanan lainnya diakses secara online dan real-time; Pemanfaatan Teknologi AI dan IoT – Memperkenalkan teknologi AI dan IoT untuk otomatisasi di bidang pemeliharaan gedung, manajemen kebersihan, dan pengawasan keamanan; Peningkatan Kompetensi Digital ASN – Melatih ASN untuk lebih mahir dalam teknologi, agar siap menghadapi tantangan pelayanan publik di era digital.
Inisiatif Pelita juga bertujuan mempersiapkan fleksibilitas kerja Fleksika, yang memungkinkan adaptasi terhadap kondisi VUCA, memastikan LAN dapat memberikan layanan yang cepat dan akurat, sekaligus menciptakan ekosistem kerja yang tanggap terhadap perubahan. Pendekatan SMARTER dan Pelita merupakan bagian dari aksi perubahan yang diinisiasi oleh peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator dan Pengawas di LAN Pejompongan.
Dalam hal ini, peran M. Fahrurozi R. Nasution sebagai peserta PKA dan Abiseka Anoraga sebagai peserta PKP sangat penting. Kedua peserta tersebut mengusung ide-ide segar yang mendukung penerapan strategi pelayanan yang inovatif dan efektif di LAN. Program pelatihan dari Puspimnas MASN ini membekali para pemimpin publik dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk merancang strategi pelayanan yang inovatif dan efektif.
Aksi perubahan ini melibatkan penerapan konsep-konsep strategis yang sesuai untuk menjawab tantangan pelayanan publik di era digital, khususnya di lingkungan LAN.Transformasi layanan publik melalui pendekatan SMARTER dan Pelita di Bagian Umum dan Layanan Pengadaan, Biro SDM dan Umum, Sekretariat Utama LAN adalah bukti nyata dari komitmen LAN untuk menghadirkan layanan yang lebih modern, responsif, dan siap menghadapi perubahan.
Dengan inovasi dan pemanfaatan teknologi yang terus dikembangkan, LAN bertekad untuk menjadi lembaga pemerintah yang mendukung tata kelola administrasi negara yang unggul dan berdaya saing, demi Indonesia yang lebih maju. Kontribusi dari peserta pelatihan seperti M. Fahrurozi R. Nasution dan Abiseka Anoraga tidak hanya memperlihatkan dampak positif dari pelatihan kepemimpinan, tetapi juga menginspirasi perubahan yang selaras dengan SPBE serta mempersiapkan lingkungan kerja yang fleksibel melalui Fleksika, yang siap menjawab tantangan VUCA di masa depan.
Dengan materi ini, publikasi akan memberikan informasi lengkap mengenai transformasi layanan di LAN, termasuk inisiatif-inisiatif perubahan yang disesuaikan dengan tuntutan modern dan kemampuan adaptasi dalam menghadapi kondisi yang dinamis. (***)
